Akt urodzenia. Formularze zeznania podatkowego. Dokumentacja finansowania firmy. Akt własności nieruchomości. Nawet jeżeli nie używasz ich zbyt często, są to niezwykle ważne dokumenty, których nikt nie chciałby stracić. Co gorsza, nikt nie chciałby, aby tego rodzaju dokumentacja wpadła w niepowołane ręce.
Warto zadać sobie pytanie – czy jesteśmy przekonani, że przechowywanie dokumentów przez naszą firmę zapewni im niezbędne bezpieczeństwo? Czy na pewno są dobrze zorganizowane i dostępne do wglądu w razie nagłej potrzeby?
Jeżeli nie, nie przejmuj się. Możesz zmienić to w relatywnie prosty sposób
W poniższym wpisie omówimy sobie, w jaki sposób należy przechowywać dokumenty i archiwa. Ponadto wskażemy najlepszy sposób po to, aby każdy mógł spać w spokoju, wiedząc, że są bezpieczne.
Zatem jak należy zorganizować dokumentom należny poziom bezpieczeństwa? Zanim przejdziemy do tego wątku przypomnijmy, dlaczego jest to niezwykle istotny aspekt prawidłowego funkcjonowania firmy.
Po co zawracać sobie głowę archiwizacją?
Przechowywanie dokumentów, które nie są przez nas aktywnie używane, nazywamy archiwizacją. Wymieńmy kilka najważniejszych powodów, potwierdzających użyteczność archiwizacji.
- Spełnianie wymagań prawnych
W dzisiejszych czasach zabezpieczenie danych osobowych to bez wątpienia czynność, której firmy przechowujące jakiekolwiek akta powinny przypisać wysoki priorytet. Szczególnie w dobie zaostrzenia RODO. Firmy znajdują się aktualnie pod ogromną presją zabezpieczania danych. W przeciwnym wypadku mogą ponieść surowe konsekwencje w postaci kar pieniężnych. Ta zależność wymaga, aby przechowywanie dokumentów stało się efektywnym procesem, prowadzącym do wygody i bezpieczeństwa.
Niektóre zapisy prawne obligują firmę do zachowania pewnych dokumentów nawet przez dziesiątki lat. Archiwizacja dokumentów może pomóc w tej sytuacji do momentu, aż będą mogły zostać zniszczone.
- Redukcja wydatków i zaoszczędzenie cennego miejsca w firmie
Bez względu na to, czy prowadzisz międzynarodowe przedsiębiorstwo, czy też skromne biuro, jednym z najważniejszych aspektów jest mądre i oszczędne zarządzanie finansami firmy. Przechowywanie dokumentów w zarchiwizowanej formie może pomóc obciąć koszty związane z operacjami niezbędnymi z ich przetwarzaniem. To niezwykle proste. Im mniej dokumentów posiadasz w miejscu pracy, tym mniej czasu i pieniędzy wydatkujesz na zarządzanie nimi.
- Popraw przepływ pracy i jej wydajność
Odpowiednie przechowywanie dokumentów może znacznie uwydatnić pracę całej firmy. Według statystyk ponad 80% dokumentacji nie jest potrzebna pod ręką. Archiwizując dokumenty o niskim priorytecie zapotrzebowania, znacznie zwiększysz i przyspieszysz przejrzystą dostępność do całej reszty danych, co przyczyni się do poprawy wydajności firmy.
- Ochrona przed kradzieżą tożsamości
Prawdą jest to, że nie tylko firmy mogą czerpać korzyści z archiwizacji danych. Wszyscy posiadamy istotne dokumenty, których zguba mogłaby nas nawet zrujnować. Niestety na każdej płaszczyźnie życia społecznego przybywa coraz więcej formalności związanej z dokumentacją. Nic dziwnego, że tak trudno ją upilnować. Bez względu na to, czy wymaga tego specyfika prowadzonej działalności, pamiętajmy o tym, że przechowywanie dokumentów w archiwach uniemożliwi złodziejom tożsamości pozyskanie materiałów.
Jaka forma przechowywania dokumentów jest optymalna dla firm?
W dobie internetu wiele przedsiębiorstw decyduje się na digitalizację danych do formy cyfrowej. Mimo wszystko jedną z najczęściej wybieranych form jest przechowywanie dokumentów w formie fizycznej. Ta opcja o wiele bardziej sprzyja niewielkim firmom, czy też średniej wielkości biurowcom.
Przechowywanie dokumentów w formie papierowej
Niektórzy błędnie myślą, że w czasach zaawansowanej technologii trzymanie w firmie papierów z dokumentacją to niezbyt rozsądny pomysł. Okazuje się jednak, że nadal jest wiele powodów, dla których trzymanie dokumentacji w fizycznych egzemplarzach ma swoje zalety:
- Papierowa dokumentacja jest całkowicie odporna na kradzież danych osobowych ze strony hakerów
- Posiadanie papierowych kopii dokumentów może okazać się kluczowe podczas zniszczenia sprzętu biurowego wraz z dyskiem
- Niektóre z oficjalnych dokumentów nie mogą zostać swobodnie przekształcone do elektronicznej formy
Gdzie powinno się przechowywać firmową dokumentację?
Magazyn domowy może być jedną z możliwości, które będą odpowiednie dla niewielkich biznesów. W tym celu najlepiej zakupić ognioodporny sejf, który zabezpieczy dokumentacją zarówno przed kradzieżą, jak i katastrofą.
Mimo wszystko przechowywanie dokumentacji będzie o wiele prostszym i bezpieczniejszym w rezultacie zadaniem, jeżeli skorzystamy z usług profesjonalnych magazynów przechowujących dokumenty.
Wybierając magazyn nieopodal lokalizacji naszej firmy zyskujemy mnóstwo korzyści. Profesjonalna firma magazynująca w rodzaju zapewni nam ochronę stale pilnującą dobytku, dzięki czemu nie musimy obawiać się o kradzież danych. Korzystanie z magazynów to także zapewnienie swojej firmie niemal niezliczonej ilości przestrzeni na dokumenty, a wszystko zapewnione w przystępnej dla firmy cenie.
