Udane zaimplementowanie systemu obiegu dokumentów może w znaczący sposób poprawić funkcjonowanie firmy. Ma to wpływ na szybkość pracy i jej jakość, pozwala uniknąć błędów i sprawić, że dokumentacja będzie bezpieczniejsza. Nie będzie daleki od prawdy ten, kto stwierdzi, że system obiegu dokumentów to sprawnie działający krwiobieg przedsiębiorstwa.
Proste zarządzenie dokumentami
Choć potrzeba dokumentowania działań wydaje się zbędnym obciążeniem, jednak dobrze prowadzona dokumentacja jest potrzebna. W razie zapytań płynących od administracji lub kontrahentów można w łatwy sposób udowodnić poszczególne procesy, reakcje bądź transakcje. Kluczem do prostego zarządzania jest optymalizowanie obiegu danych, dopasowanie oprogramowania oraz dobór urządzeń.
Zmorą tradycyjnej ścieżki dokumentacji jest przekazywanie do akceptacji różnym osobom. W razie, gdy każda z nich posługuje się własnym oprogramowaniem konieczna pozostaje czasochłonna konwersja. Warto zastanowić się nad rozwiązaniem, w którym wiele osób na różnych szczeblach posiada dane z jednego źródła. To jedno z usprawnień dążące do maksymalnego uproszczenia pracy z dokumentami.
Nowoczesne archiwum
Współczesne archiwa nie zatraciły swojej tradycyjnej funkcji. Mają za cel udostępnianie dokumentów, które zostały już wykorzystane i są świadectwem procesów dziejących się w jednostce. Dobry system obiegu dokumentów pozwala na niezawodny i szybki dostęp do tych archiwaliów.
Bardzo ważną funkcjonalnością w systemie obiegu dokumentów jest historia zmian. Pozwala ona nie tylko rozpoznać ścieżkę, którą pokonał konkretny dokument, lecz także pracowników, którzy dokonywali zmian. Dzięki temu informacja o czasie pracy nad dokumentem i ilością osób zaangażowanych w pracę jest dostępna do menedżera w celu optymalizacji i usprawnienia ścieżki.
Archiwum powinno jednocześnie uwzględniać potrzebę wglądu oraz edytowania plików, zapewniać ich dostępność.
Prawo a obieg dokumentów
Ważnym zyskiem wprost płynącym z zastosowania znormalizowanego systemu obiegu dokumentów pozostaje możliwość aktualizacji zgodnie z wymogami obowiązującego i jednocześnie zmieniającego się prawa. Podobnie jak w innych dziedzinach życia gospodarczego, także obieg dokumentów jest regulowany aktami prawnymi.
Aktualizacje pozwalają na szybkie dopasowanie pracy z dokumentacją do wytycznych ustawodawcy. Dotyczy to m.in. czasu przechowywania czy zabezpieczeń i dostępu do poszczególnych danych. Oprócz satysfakcji z podążania za aktualnymi normami daje to sposobność uniknięcia kar za niezgodność z obowiązującym prawem.
